Warunki pracy

Praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowa. Praca biurowa związana z obsługą składnicy akt, w otoczeniu mogą występować czynniki biologiczne (grzyby). Ponadto stanowisko wymagające wysiłku fizycznego ze względu na konieczność ręcznego przenoszenia i układania przyjętych materiałów do składnicy akt. Stanowisko pracy wyposażone w komputer, monitor ekranowy (czas pracy przy monitorze powyżej 4 godzin dziennie), drukarkę i kserokopiarkę. Na stanowisku pracy występuje oświetlenie naturalne i sztuczne. Stanowisko pracy usytuowane jest w Zespole Prezydialnym, na I piętrze w budynku Komendy Miejskiej Policji w Gliwicach przy ul. Powstańców Warszawy 12. Budynek nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: brak wind, podjazdów. Brak na I piętrze budynku pomieszczeń higieniczno-sanitarnych przystosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych. Na parterze budynku znajduje się jedna ogólnodostępna toaleta przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Prowadzi składnicę akt, wypożycza i udostępnia materiały ze składnicy oraz prowadzi ewidencję archiwalną w celu prawidłowego przyjmowania, przechowywania i obiegu dokumentacji niearchiwalnej.
• Prowadzi ewidencję archiwalną oraz sprawdza pod względem formalnym i merytorycznym materiały archiwalne i niearchiwalne oraz spisy akt przekazanych kategorii A, B, BE, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii BC w oparciu o przekazaną zarchiwizowaną dokumentację jawną i niejawną z komórek i jednostek organizacyjnych komendy w celu prawidłowego przyjmowania i przechowywania dokumentacji.
• Sporządza wykazy do brakowania oraz protokoły brakowania dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, BE, której upłynął okres przechowywania w celu zwolnienia przestrzeni w składnicy akt na przyjęcie nowych materiałów.
• Wykonuje kwerendy oraz wypożycza i udostępnia materiały ze składnicy akt na zapytania jednostek Policji, sadów, prokuratur, obywateli a także prowadzi ewidencję udostępnień w celu dostarczenia niezbędnych informacji i prawidłowej ewidencji dokumentacji archiwalnej.
• Udziela instruktażu pracownikom i funkcjonariuszom opracowującym materiały przed przekazaniem do składnicy akt w celu prawidłowej kwalifikacji i przechowywania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej.
• Sporządza roczne sprawozdania z wykonania prac archiwalnych i posiadanego zasobu archiwalnego w celu przekazania informacji jednostce nadrzędnej o ilości przyjętych materiałów do składnicy akt.
• Współpracuje z IPN w zakresie wydania opinii dotyczącej przydatności dokumentacji do zadań ustawowych IPN w celu zapewnienia prawidłowego przechowywania materiałów.

Wymagania niezbędne

• Znajomość przepisów Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z póź. zm.
• Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,ściśle tajne” potwierdzony Poświadczeniem Bezpieczeństwa wydanym przez Policję lub Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub złożenie oświadczenia o poddaniu się procedurze sprawdzającej i uzyskanie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych ww. klauzulą
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - NIE DOTYCZY TO KANDYDATEK/KANDYDATÓW URODZONYCH 1 SIERPNIA 1972 R. LUB PÓŹNIEJ. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Umiejętność współpracy,
• Umiejętność planowania i organizowania pracy,
• Komunikatywność,
• Umiejętność obsługi komputera i urządzeń biurowych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Kurs archiwisty
• Znajomość ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych z póż. zm.